Rétention des données : Tout ce que les DSI doivent savoir sur les obligations du RGPD

Le RGPD pose plusieurs principes fondamentaux concernant la rétention et la conservation des données personnelles

Limitation de la durée de conservation (RGPD délai conservation données)

Selon l'article 5 du RGPD, les données ne doivent être "conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées". Autrement dit, vous ne pouvez pas conserver les données personnelles indéfiniment. Vous devez définir des durées de conservation adaptées à chaque finalité de traitement.

Limitation des finalités (RGPD données personnelles)

Les données personnelles ne doivent être collectées que pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. Vous ne pouvez pas les réutiliser pour d'autres finalités sans le consentement explicite de la personne concernée.

Minimisation des données (RGPD conformité conservation données)

Vous ne devez collecter et conserver que les données personnelles strictement nécessaires à la réalisation de vos finalités. Tout excès ou toute conservation excessive exposera votre entreprise à des sanctions.

Politique de rétention des données RGPD

Pour vous conformer à ces principes, vous devez mettre en place une politique de rétention des données personnelles. Celle-ci doit préciser les durées de conservation propres à chaque traitement, ainsi que les modalités de suppression ou d'archivage des données en fin de cycle.
 

Obligations GDPR : durée conservation des données

Au-delà des principes généraux, le RGPD impose des obligations spécifiques en matière de rétention des données :

• Durées de conservation adaptées et justifiées

Vous devez définir des durées de conservation adaptées à la finalité de chaque traitement de données personnelles. Ces durées doivent être raisonnables et justifiées. Par exemple, les coordonnées d'un client peuvent être conservées pendant toute la durée de la relation commerciale, plus quelques années supplémentaires pour les besoins de la comptabilité. En revanche, la conservation pendant 10 ans des coordonnées d'un prospect ne serait pas justifiée.

• Suppression ou anonymisation en fin de cycle

Lorsque les données personnelles n'ont plus d'utilité au regard de la finalité initiale, vous devez les supprimer ou les anonymiser. Seule l'anonymisation permet de conserver des informations sans risquer de réidentifier les personnes concernées.

• Registre des activités de traitement

Vous devez tenir à jour un registre de toutes vos activités de traitement de données personnelles. Ce registre doit notamment mentionner les durées de conservation prévues pour chaque traitement.

Sanction RGPD en cas de non-respect de la durée de conservation des données

En cas de non-respect de ces obligations, votre entreprise s'expose à de lourdes sanctions de la part de la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) ou d'autres autorités de contrôle européennes :

• Amendes administratives pouvant aller jusqu'à 20 millions d'euros ou 4% du chiffre d'affaires annuel mondial, selon le montant le plus élevé.
• Actions en justice de la part des personnes concernées pour obtenir des dommages et intérêts.
• Injonctions de faire cesser les traitements non conformes.
• Publicité des sanctions, pouvant gravement nuire à la réputation de l'entreprise.

 

Comment définir une politique de rétention des données conforme au RGPD ?

Pour vous conformer aux exigences du RGPD en matière de rétention des données, voici les principales étapes à suivre :

• Recensement exhaustif des traitements de données personnelles

Effectuez un audit complet de tous les traitements de données personnelles réalisés au sein de votre entreprise. Identifiez les finalités, les catégories de données collectées, les destinataires, etc.

• Définition des durées de conservation adaptées

Pour chaque traitement, déterminez une durée de conservation raisonnable et justifiée au regard de la finalité. Tenez compte des obligations légales, des besoins opérationnels et des attentes des personnes concernées.

• Mise en place d'un processus de suppression/anonymisation

Établissez des procédures claires pour supprimer ou anonymiser les données personnelles en fin de cycle de conservation. Intégrez ces processus à votre politique de gestion documentaire.

• Rédaction de la politique de rétention des données

Rédigez un document détaillant votre politique de rétention des données personnelles. Celui-ci doit notamment comprendre :

• Les finalités des traitements et les durées de conservation associées
• Les procédures de suppression/anonymisation
• Les modalités de mise à jour du registre des activités de traitement

 

Formation et sensibilisation des équipes

Formez l'ensemble des collaborateurs impliqués dans la gestion des données personnelles aux exigences du RGPD en matière de rétention. Sensibilisez-les à l'importance du respect des durées de conservation.

Audit et amélioration continue

Mettez en place un processus d'audit régulier de votre politique de rétention. Ajustez-la si nécessaire en fonction de l'évolution de vos traitements, des retours d'expérience et des nouvelles réglementations.

La rétention et la conservation des données personnelles constituent un enjeu majeur de la conformité RGPD. En tant que DSI, vous devez vous assurer que votre entreprise respecte scrupuleusement les obligations en la matière, sous peine de s'exposer à de lourdes sanctions. En définissant une politique de rétention adaptée, en formant vos équipes et en assurant un suivi régulier, vous contribuerez activement à la protection des données de vos clients et collaborateurs.

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