Comment gérer ses licences Oracle ? Partie 2

Dans la première partie de ce dossier, nous avons abordé l’inventaire des licences déployées au sein de votre système d’information, et le recensement efficace de vos contrats de support. Dans cette seconde partie, nous verrons comment rapprocher ces deux informations et définir une politique d’utilisation ou de déploiement.

3- Comparer les logiciels installés aux licences existantes

Les 2 premières étapes vous ont permis de définir précisément votre utilisation réelle et les acquisitions de licences de votre société. Vous avez maintenant tous les éléments en votre possession pour déterminer si vous êtes en conformité ou non.

Une fois ce document de comparaison créé, il sera le référentiel de vos actifs licences déployés chez vous. Il devra donc être maintenu en temps réel.

Si nous reprenons notre exemple, cette étape consiste à mettre en relation les deux tableaux réalisés dans les étapes précédentes :

Quelles conclusions pouvons-nous tirer de cet exemple ?

La société n’est pas couverte pour les environnements : RH de test, GRC de pré-prod et test. Pour être en conformité, cette société devra s’acquitter des licences Oracle suivantes :

• 10 licences Standard Edition à l’utilisateur (NUP)
• 200 licences Enterprise Edition à l’utilisateur
• 200 licences RAC à l’utilisateur

4- Définir une politique d’utilisation des licences Oracle

A ce stade, il est important d’élaborer une politique et des procédures pour que la bonne gestion de vos licences soit pérenne.

Il est recommandé de nommer une personne ayant pour responsabilité la gestion de actifs licences pour votre société (le Software Asset Management). Si votre structure est de taille petite à moyenne, cette fonction peut être assurée par un membre de votre DSI. Si par contre votre société est de taille importante, nous vous conseillerons de dédier un poste à temps plein sur le sujet. Il faut être conscient que la personne en charge de ce poste sera l’interlocuteur :

• De la DSI, pour l’inventaire des produits installés
• Du service achats de votre société
• Des éditeurs, pour la validation des règles de tarifications, et en accompagnement du service achats pour les nouvelles acquisitions

Quelques conseils :

• Procéder à un audit régulier de votre parc informatique pour être certain qu’aucun déploiement ne vous ait échappé
• Avant d’acquérir de nouvelles licences, vérifiez que vous n’en disposez pas déjà, qui ne sont pas utilisées (fin d’utilisation, licences jamais déployées etc.)
• L’installation de nouveaux produits doit être validée par votre gestionnaire de parc licences. Cette solution vous permettra d’éviter la multiplication de déploiements non maîtrisés et donc d’être confrontés à des écarts lors d’un audit ultérieur
• Procéder à un audit régulier de votre parc informatique pour être certain qu’aucun déploiement ne vous ait échappé
• Centraliser les documents originaux (bons de commandes et factures) en rapport avec les licences dont vous avez fait l’acquisition. Ces éléments sont indispensables, ce sont des preuves d’achats et donc des preuves de licences. Ils seront utilisés en cas d’audit réalisé par l’éditeur pour prouver votre bonne foi. Si vous constatez qu’il vous manque l’un de ces documents, contacter nous afin que nous vous aidions à le récupérer.

5- Réaliser votre plan de gestion de vos licences Oracle

Au cours de ces différentes étapes, vous  constaterez peut-être que des logiciels sont déployés sans que la licence soit acquise au préalable, et que dans certains cas d’autres licences sont détenues en surnombre par rapport à l’utilisation réelle. Rassurez-vous, nous observons régulièrement cette situation lors de nos audits de parc Oracle.

Dans le plan de gestion de vos licences, il faut prendre en compte deux points de vue différents :

• Les gains financiers dus à des modifications d’architecture
• La mise en place d’une stratégie concernant l’acquisition de vos nouvelles licences

5.1 L’optimisation financière de vos licences

Dans bien des cas, il est possible de réduire ses coûts de licences en se basant sur l’infrastructure qui est ou qui sera en place. Dans le cas d’Oracle, comment cela est-il possible ?

Concernant l’utilisation de produits tel que VMWare, HyperV, l’ensemble de l’architecture physique est à tarifer. Si sur une même ferme de serveur ESX, vous partagez des environnements Oracle, ERP, Exchange, l’ensemble de la ferme devra être tarifé. Cela peut avoir des conséquences importantes.

Sachez qu’il existe des solutions de type « Pay As You Grow », comme par exemple :

• L’ utilisation de partitions dites physiques : LPAR, nPar, vPar, …
• La virtualisation ORACLE VM (produit gratuit s’appuyant sur la technologie XEN)
• L’appliance de base de données Oracle (appelée ODA ou Oracle Database Appliance)

L’étude de l’architecture peut vous permettre de faire des économies conséquentes. Il y a également un autre levier à prendre en compte, celui de l’achat des licences.

5.2 L’acquisition de vos licences

Il est important de bien connaitre les différentes possibilités s’offrant à vous lors de l’acquisition de licences (Si vous souhaitez faire l’acquisition de licences Oracle, IBM ou Microsoft, nous vous conseillons de suivre l’un de nos séminaires décrivant le mode de tarification des licences).

Pour l’acquisition de licences Oracle, pensez aux points suivants :

• Groupez vos achats ou donnez de la visibilité sur les années à venir. Cela peut vous permettre d’obtenir de meilleures conditions financières
• Vérifiez que le produit acheté correspond bien à vos besoins et aux prérequis éditeurs (les licences éditeurs possèdent des limitations ASFU/Runtime. Si vous souhaitez utiliser un outil de requêtage ou consolider vos bases de données sur un même serveur, nous vous conseillons les licences Oracle Full Use qui n’ont aucune limitation et un support directement géré par les équipes Oracle)
• Pensez aux licences temporaires pour les projets de courte durée

Cette série d’articles a pour objectif de vous aider à mieux gérer vos licences. Les règles décrites s’appliquent à de nombreux éditeurs. Digora dispose d’une équipe spécialisée dans la gestion des licences, formée et certifiée par l’entité Oracle LMS (License Management Services).  Si dans le cadre de vos futurs projets d’architecture, vous souhaitez en savoir plus sur le licensing et son support, vous pouvez nous contacter ici.