Comment gérer ses licences Oracle ?

Beaucoup de nos clients constatent que la gestion des actifs licences est de plus en plus complexe. Les règles de tarifications changent, vos solutions logicielles s’appuient sur de plus en plus d’éditeurs. Rassurez-vous, vous n’êtes pas un cas isolé !

Pour répondre à ces nouveaux défis, un nouveau métier est né : le Software Asset Management.

Dans ce dossier, nous allons vous donner un aperçu d’une méthode qui a fait ses preuves pour que vous puissiez bien gérer vos licences. Nous l’appliquerons à l’éditeur de logiciels Oracle. Sachez que ces principes restent applicables à d’autres éditeurs tels que Microsoft, IBM, VMware … Digoravous conseille aussi de bien vous renseigner sur les règles de gestion des licences. Nous organisons  des sessions d’introduction au fonctionnement des licences Oracle. A ce jour, nous avons eu l’occasion de former plus de 50 clients.

Voici les étapes de cette méthode :

1- Inventorier les produits utilisés

Cette étape est essentielle pour connaitre exactement ce qui est déployé chez vous. Il vous faudra faire preuve de rigueur lors de la collecte des éléments. Les informations à chercher serveur par serveur sont les suivantes :

• Type de processeur (X86, P6, P7, …)
• Nombre de processeurs
• Nombre de cœurs par processeur
• Nombre d’Utilisateurs Nommés Plus (il s’agit du nombre d’utilisateurs physiques pouvant potentiellement avoir accès au produit)
• Produits utilisés
• Présence de solutions de virtualisation, partitionnement hardware ou non

Ce travail peut-être fait manuellement. Si vous avez un parc logiciel et serveur conséquent, vous comprendrez que cet exercice peut rapidement devenir complexe. Voyons ensemble plus de détails sur chacune de ces méthodes :

• 1.1 Inventaire manuel

La difficulté lorsque l’on réalise un inventaire de licences manuellement est de ne rien oublier. Les environnements de tests, pré-production ou qualification sont souvent oubliés mais ce ne sont pas les seuls. Avez-vous des serveurs tournant dans un coin de la salle machine depuis des lustres ? Ne les oubliez pas, ils peuvent vous coûter cher mais aussi vous rapporter gros. Nous verrons ce point dans la partie 4 de ce dossier : l’optimisation financière.

Les informations se trouvent sur les serveurs mais aussi chez vos collègues ! Interrogez les responsables applicatifs et chefs de projets. Ils connaissent le nombre d’environnements, les options utilisées, les nombres d’utilisateurs. Recoupez ces informations en inventoriant les logiciels et la configuration des serveurs.

• 1.2 Inventaire automatique

L’inventaire automatique peut être utile si vous êtes dans une de ces situations :

• Beaucoup d’applications
• Des serveurs par dizaines ou centaines, des filiales
• Une connaissance approximative des solutions utilisées
• Vous avez besoin d’un rapport d’audit opposable à Oracle, IBM ou Microsoft

Si vous vous reconnaissez dans un ou plusieurs de ces points, sachez que nous vous conseillons d’utiliser la solution éditée par la société irlandaise iQuate : iQSonar. Ce logiciel permet la recherche et le recensement automatisé de vos produits. Les informations nécessaires citées plus haut dans cet article (nombre de serveurs, processeurs, cœurs, utilisateurs, …) sont ensuite consolidées dans une base de données.

Le point fort de cette solution est que vous pouvez générer un rapport de situation qui fait foi auprès des éditeurs : IBM, Microsoft et Oracle. Elle est d’ailleurs la première solution certifiée Oracle LMS (Seules les solutions agréées LMS sont opposables à Oracle).

Quelle que soit la méthode de collecte que vous utiliserez, voici une vision simplifiée d’un résultat que vous pourriez obtenir :

2- Recenser vos actifs licences

Cette étape consiste à recenser toutes les licences dont votre société a fait l’acquisition. Ces contrats d’acquisition peuvent avoir été faits avec 3 types de société :

-          Oracle

-          éditeur de logiciel (Mc Kesson, Generix …)

-          un intégrateur ou fournisseur de matériel (Digora, DELL …)

Il est important, pour chacune des licences que vous identifierez, de noter :

-          s’il s’agit d’un Run Time ou d’une licence à usage complet

-          si la licence est temporaire ou perpétuelle

-          si la licence est toujours sous support (n’hésitez pas à vous référer à vos contrats de support que votre société reçoit annuellement)

-          le numéro CSI (Customer Support Identifier) de la licence (plusieurs licences peuvent avoir le même CSI)

Si nous reprenons notre exemple vu lors de l’inventaire, voici à quoi pourrait ressembler le recensement de licences pour cette société : 

Nous verrons lors de la publication de la seconde partie de ce dossier, comment effectuer le rapprochement entre les licences déployées et les licences dont votre société a fait l’acquisition. Nous vous donnerons quelques pistes pour définir une bonne politique d’utilisation des licencesOracle en ayant une vue sur la situation actuelle et sur vos besoins à venir.

Si d’ici la publication de la prochaine partie, vous avez la moindre question sur la gestion de vos licences, n’hésitez pas à nous contacter.